Kommen Informationen zum BEM in die Personalakte?

Die sensiblen, personenbezogenen Daten haben nichts in der Personalakte zu suchen (vgl. hierzu auch Reuter/Giesert/Liebrich 2011). Die gesamte Dokumentation gehört in eine separate BEM-Akte, die wiederum in einem verschlossenen Schrank beim Verantwortlichen des BEM zu liegen hat. Die Verantwortlichen des BEM müssen eine Datenschutzerklärung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes oder vergleichbarer Gesetze unterschreiben. In der Personalakte wird lediglich der Hinweis erfasst, dass der BEM-Berechtigte für ein BEM angeschrieben wurde, dass er daran teilgenommen bzw. abgelehnt hat.

 

Was ist bzgl. des Datenschutzgesetzes zu beachten?

Generell gilt die Gewährleistung der informationellen Selbstbestimmung, d.h., jede Person kann darüber bestimmen, wie, wo, wann und welche ihrer persönlichen Daten erhoben werden. Allgemein ist jegliche Datenerhebung und -weitergabe verboten, außer sie ist gesetzlich oder durch den Berechtigten legitimiert. Es muss verhindert werden, dass persönliche Daten missbraucht und für andere Zwecke genutzt werden können als der in Deutschland im § 84 Abs. 2 SGB IX stehende Zielsetzung der Vorbeugung von Arbeitsunfähigkeit und des Erhalts des Arbeitsplatzes. Grundsätzlich gilt nach § 3a Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Im Falle des BEM ist es zunächst notwendig, die ununterbrochene oder wiederholte Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres festzustellen. Hierzu müssen jedoch keine Diagnosen erhoben oder festgehalten werden, es bedarf lediglich der Anzahl der Arbeitsunfähigkeitstage. Für den weiteren Prozess des BEM muss genau abgewogen werden, welche personenbezogenen Daten für die Zielerreichung – Förderung, Erhalt und Wiederherstellung der Arbeitsunfähigkeit – zwingend erforderlich sind. So können im Einzelfall auch ärztliche Diagnosen für die Festlegung von Eingliederungsmaßnahmen hilfreich sein. Hierzu ist dann allerdings die Einwilligung des Berechtigten zwingend erforderlich, um den Arzt von der Schweigepflicht voll oder teilweise zu entbinden. Auch muss geklärt werden, wer diese Diagnosen überhaupt erhält und interpretiert. Hier ist sicherlich eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt erforderlich.

Für detaillierte Informationen siehe Reuter/Giesert/Liebrich (2011).